Un software de protección de datos te ayuda a generar y guardar la documentación del RGPD: registro de actividades, cláusulas, contratos con proveedores y gestión de derechos y brechas. No conoce tu negocio ni decide por ti: hay que darle datos correctos y mantenerlos. Para negocios de bajo riesgo basta Facilita RGPD de la AEPD; con datos sensibles, cámaras o web conviene un servicio con personas.
Un software de protección de datos es un programa o portal web que te guía para cumplir el RGPD: te hace preguntas sobre tu negocio, genera los documentos y te los guarda en un sitio. Los hay gratuitos, como los de la AEPD, de pago para que los maneje tu empresa, y servicios en los que el programa es la herramienta y detrás hay personas que revisan. Antes de elegir conviene saber una cosa: el software ordena el trabajo, pero el RGPD se cumple con lo que haces, no con los papeles que imprimes.
Qué hace un software de protección de datos
Con distintos nombres, casi todos hacen estas tareas:
- Cuestionario inicial sobre tu actividad, tus empleados, tus proveedores, tu web y tus cámaras.
- Registro de actividades de tratamiento (art. 30 RGPD), generado a partir de tus respuestas. Te contamos qué es en la guía del registro de actividades.
- Cláusulas informativas para formularios, fichas, correos y contratos, y la política de privacidad.
- Contratos de encargado del tratamiento (art. 28 RGPD) para tu gestoría, tu informático, tu programa en la nube o tu empresa de seguridad.
- Análisis de riesgos y lista de medidas de seguridad.
- Registro de solicitudes de derechos y de brechas de seguridad, con plantillas de respuesta.
- Recordatorios de revisión y, en algunos casos, formación para empleados.
Lo que ningún software hace por ti
Aquí es donde las ofertas se pasan de optimistas. Un programa no puede:
- Saber si tus respuestas son ciertas. Si dices que no tienes cámaras y las tienes, el registro estará mal y no te avisará.
- Cambiar tu web. Puede darte el texto de la política de privacidad, pero no quita las cookies que se cargan antes de aceptar ni arregla la casilla premarcada del formulario.
- Hablar con tus proveedores para que firmen el contrato de encargado o te digan dónde guardan los datos.
- Decidir los casos dudosos: si puedes fichar con huella, si una grabación es proporcionada, si necesitas una evaluación de impacto o un delegado de protección de datos.
- Contestar por ti a la AEPD si te llega un requerimiento, ni a un cliente que ejerce sus derechos con mala fe.
- Actualizarse solo cuando tu negocio cambia. Si contratas a alguien, abres una tienda online o cambias de programa de gestión, tienes que acordarte de volver a entrar.
Por eso el artículo 24 del RGPD habla de aplicar medidas y de poder demostrarlo, y añade que esas medidas se revisarán y actualizarán cuando sea necesario. Un documento generado hace tres años con datos que ya no son ciertos no demuestra nada.
Las tres opciones que vas a encontrar
1. Herramientas gratuitas de la AEPD
La Agencia ofrece varias herramientas en su web. Facilita RGPD está pensada para pymes con tratamientos de escaso riesgo y genera cláusulas, un registro básico, contratos de encargado y recomendaciones de seguridad. Gestiona RGPD ayuda a llevar el registro de actividades, el inventario, el análisis de riesgos y la evaluación de impacto. Hay otras más específicas: Evalúa-Riesgo RGPD para saber si necesitas una evaluación de impacto, y Asesora Brecha y Comunica-Brecha RGPD para decidir qué hacer ante una brecha de seguridad.
Son gratuitas, fiables y no te venden nada. A cambio, todo el trabajo y todas las decisiones son tuyos. Explicamos en detalle cuándo basta Facilita RGPD y cuándo se queda corta.
2. Programas de pago que maneja tu empresa
Son plataformas de cumplimiento con licencia mensual o anual. Suelen estar pensadas para empresas medianas o grandes que tienen a alguien dedicado al tema, a veces un delegado de protección de datos interno: muchos usuarios, flujos de aprobación, auditoría de cambios. Para una pyme de cinco personas suelen ser demasiado, y siguen necesitando que alguien de dentro sepa protección de datos para rellenarlas bien.
3. Servicio con portal y personas
Es un servicio de consultoría que usa un programa para recoger los datos y entregarte los documentos, y en el que un equipo los revisa, resuelve dudas y los mantiene al día. Pagas por el servicio, no por la licencia. Es el modelo que conviene si no tienes tiempo ni ganas de aprender la normativa, o si tu caso tiene algo delicado: datos de salud, menores, cámaras, una tienda online.
Tabla comparativa
| Herramientas de la AEPD | Programa de pago | Servicio con portal y equipo | |
|---|---|---|---|
| Precio | Gratis | Licencia, según el proveedor | Cuota de servicio |
| Quién rellena los datos | Tú | Tú o tu responsable interno | Tú, con ayuda |
| Quién revisa que estén bien | Nadie | Nadie, salvo que contrates soporte | El equipo del servicio |
| Datos de salud, menores, cámaras | Facilita RGPD no está pensada para ellos | Depende de tu conocimiento | Sí |
| Revisión de la web y cookies | No | Rara vez | Normalmente sí |
| Actualización cuando cambias algo | La haces tú | La haces tú | Incluida |
| Dudas y requerimientos de la AEPD | Estás solo | Según contrato | Acompañamiento |
| Para quién encaja | Negocios sencillos de bajo riesgo | Empresas con personal dedicado | Pymes y autónomos sin tiempo para aprenderlo |
Cómo elegir: preguntas que hacer antes de pagar
- ¿Qué pasa cuando no sé contestar una pregunta del cuestionario? Si la respuesta es «léete la ayuda», el trabajo sigue siendo tuyo.
- ¿Alguien revisa lo que genero? Un documento bien maquetado con datos equivocados es peor que ninguno, porque da falsa tranquilidad.
- ¿Revisa mi web? Es lo primero que ve un cliente molesto y lo primero que mira quien quiere denunciar.
- ¿Cubre mi sector? Una clínica, una farmacia o una academia con menores no tienen los mismos documentos que una tienda de ropa.
- ¿Qué pasa al segundo año? Pregunta si la cuota incluye actualizar los documentos o solo mantener el acceso.
- ¿Me puedo ir con mis documentos? Deberías poder descargarlos en un formato normal y cancelar sin penalizaciones.
- ¿Quién está detrás? Empresa, NIF, dirección y teléfono. Desconfía de ofertas gratis o casi gratis pagadas con la formación bonificada; te contamos por qué en protección de datos a coste cero.
Cómo lo hacemos en Adapta RGPD
Somos de la tercera opción y no lo escondemos. Rellenas un cuestionario online de unos 15 minutos y los documentos aparecen en tu portal al momento: registro de actividades, cláusulas, política de privacidad, contratos con proveedores y medidas de seguridad. Si te atascas, Elena, nuestra asistente con inteligencia artificial, te orienta en el chat de la web; sus respuestas son orientativas y los casos delicados pasan a una persona. Detrás está el equipo: Esther Pérez, consultora, y Natalia Ponce, en atención a clientes. Cada año repasamos contigo la documentación para mantenerla al día.
El plan Autónomo cuesta 69 € + IVA al año, el Esencial 199 € y el de Datos sensibles 299 €; los tienes en precios y el proceso en cómo funciona. No somos un despacho de abogados y no lo necesitas para esto. Y si tu negocio es tan sencillo que te basta Facilita RGPD, te lo diremos.
Qué hacer esta semana
- Haz una lista rápida: ¿tienes empleados, cámaras, datos de salud o de menores, tienda online, proveedores fuera de la UE?
- Si todo es «no», prueba Facilita RGPD y guarda lo que genere.
- Si hay algún «sí», compara un programa y un servicio con las preguntas de arriba.
- Pasa tu web por nuestra revisión gratuita: sea cual sea la opción, ahí suele estar lo más urgente.
Preguntas frecuentes
¿Existe un software gratuito de protección de datos?
Sí. La AEPD ofrece gratis Facilita RGPD, para pymes con tratamientos de escaso riesgo, y Gestiona RGPD, para llevar el registro de actividades y el análisis de riesgos. Sirven, pero todo el trabajo y las decisiones son tuyos.
¿Con un programa de RGPD ya cumplo la ley?
No por sí solo. El programa genera documentos con lo que le cuentas; cumplir es hacer lo que dicen: informar, firmar con los proveedores, proteger los datos y mantenerlo al día cuando el negocio cambia.
¿Cuánto cuesta un software de protección de datos?
Va desde gratis, con las herramientas de la AEPD, hasta licencias de pago cuyo precio fija cada proveedor. En un servicio con equipo pagas una cuota anual; en Adapta RGPD empieza en 69 € + IVA al año para autónomos sin empleados.
¿Necesito un software si soy autónomo?
No es obligatorio usar ninguno. Si no tienes empleados, ni cámaras, ni datos sensibles, puedes cumplir con Facilita RGPD y una web bien revisada. Si te falta tiempo o tienes dudas, un servicio sencillo te lo deja hecho.
