El derecho de rectificación (artículo 16 del RGPD) permite a una persona pedir que se corrijan sus datos inexactos o se completen los incompletos. Debe indicar qué datos y qué corrección quiere y, si hace falta, aportar un justificante. La empresa tiene un mes para responder y debe avisar del cambio a quien le haya comunicado esos datos.
El derecho de rectificación es el derecho de cualquier persona a que corrijas los datos suyos que estén mal y completes los que estén incompletos. Lo regula el artículo 16 del RGPD. Quien lo pide tiene que decir qué dato está mal y cuál es el correcto, y tú tienes un mes para responder. Si ya habías pasado ese dato a otra empresa, también tienes que avisarla.
¿Qué dice la ley exactamente?
El artículo 16 del RGPD reconoce dos cosas:
- Corregir datos inexactos, sin dilación indebida. Un apellido mal escrito, un teléfono antiguo, una fecha de nacimiento equivocada.
- Completar datos incompletos, teniendo en cuenta para qué se usan, incluso mediante una declaración adicional. Por ejemplo, añadir una nota a la ficha de un cliente en la que explica su versión de una incidencia.
Es la otra cara del principio de exactitud del artículo 5.1.d del RGPD: los datos tienen que ser exactos y, si hace falta, estar actualizados. No esperes a que te lo pidan; si sabes que un dato está mal, corrígelo.
Un caso típico de dato incompleto: una academia tiene registrado que un alumno abandonó un curso, pero no que lo hizo con una baja médica justificada. Si ese registro se usa para decidir si puede matricularse de nuevo, el alumno puede pedir que se complete. Otro: una comunidad de propietarios que anota una deuda en el acta y no recoge que ya se pagó.
¿Qué tiene que aportar quien lo pide?
El artículo 14 de la LOPDGDD lo concreta: la persona debe indicar a qué datos se refiere y la corrección que hay que hacer, y acompañar, cuando sea preciso, la documentación que justifique el error. Un ejemplo de cada caso:
| Petición | ¿Hace falta justificante? |
|---|---|
| «Mi correo ya no es ese, ahora es este» | Normalmente no: es un dato que solo la persona conoce |
| «Mi segundo apellido lleva tilde» | No suele hacer falta; si hay dudas, el DNI |
| «He cambiado de domicilio fiscal» (cliente de una gestoría) | Sí, el documento que lo acredite, porque afecta a declaraciones |
| «Mi categoría profesional no es auxiliar, es oficial» (empleado) | Sí: contrato, convenio o lo que lo demuestre |
| «En mi ficha pone que soy alérgico y no lo soy» (paciente) | Depende: lo valorará el profesional sanitario, porque es un dato clínico |
Plazo y cómo responder
Tienes un mes desde que recibes la solicitud, ampliable dos más si es compleja o tienes muchas, avisando dentro del primer mes (artículo 12.3 RGPD). Es gratis (artículo 12.5 RGPD). En la mayoría de casos corregir un dato lleva minutos, así que no apures el plazo.
- Comprueba la identidad si tienes dudas razonables (artículo 12.6 RGPD). Un cambio de cuenta bancaria pedido desde un correo nuevo es un clásico de fraude: confirma por otro canal.
- Verifica la corrección con el justificante, si lo necesitas.
- Corrige el dato en todos los sitios donde esté: programa de gestión, correo, hojas de cálculo, papel.
- Avisa a los destinatarios a los que se lo comunicaste (ver más abajo).
- Responde a la persona confirmando el cambio, o explicando por qué no lo haces.
- Guarda constancia de la solicitud y de la respuesta: la prueba de que respondiste te corresponde a ti (artículo 12.4 LOPDGDD).
Rectificar no es sobrescribir sin más
El artículo 32.1 de la LOPDGDD obliga a bloquear los datos cuando se rectifican. Bloquear significa reservar el dato antiguo, sin usarlo para nada, solo para ponerlo a disposición de jueces, tribunales, Ministerio Fiscal o administraciones competentes si se reclaman responsabilidades, y durante el tiempo en que podrían reclamarse. Pasado ese tiempo, se destruye.
En la práctica, para un teléfono o un correo de contacto esto apenas tiene efecto. Donde importa es en datos con consecuencias: una cuenta bancaria, un domicilio fiscal, un dato de una nómina. Muchos programas de gestión guardan un historial de cambios que cumple esta función; si el tuyo no lo hace, la ley admite un copiado seguro que acredite fecha y que no se ha manipulado (artículo 32.4).
¿A quién más tengo que avisar?
El artículo 19 del RGPD obliga a comunicar la rectificación a cada destinatario al que hayas comunicado esos datos, salvo que sea imposible o exija un esfuerzo desproporcionado. Si la persona lo pide, tienes que decirle quiénes son esos destinatarios.
Ejemplos: la gestoría que lleva tus nóminas si cambias datos de un empleado, la mutua, la aseguradora, la empresa de transporte de una tienda online o el administrador de fincas que pasa los recibos a la comunidad.
¿Puedo negarme a rectificar?
Sí, si el dato es correcto o si la persona no justifica el cambio cuando hace falta. Algunos casos:
- Opiniones o valoraciones profesionales: un informe médico, una evaluación de una academia o la nota de una entrevista de trabajo no son «inexactos» porque la persona no esté de acuerdo. Puedes añadir su versión como declaración adicional.
- Hechos pasados bien registrados: si un cliente pagó tarde, el registro de ese retraso es exacto aunque ahora esté al corriente. Lo que sí debes hacer es reflejar que ya está pagado.
- Datos de una factura emitida: no se reescribe una factura. Si había un error, se corrige con una factura rectificativa según la normativa de facturación.
Si la persona discute la exactitud de un dato, puede pedir además que limites su uso mientras lo compruebas (artículo 18.1.a RGPD). Eso significa marcarlo y no usarlo, solo conservarlo, hasta resolver. La LOPDGDD exige que la limitación conste claramente en tus sistemas (artículo 16.2).
Si decides no rectificar, responde por escrito en el plazo, con el motivo, e informa de que puede reclamar ante la AEPD (artículo 12.4 RGPD).
Lista de comprobación
- Tienes un canal para ejercer los derechos indicado en tu política de privacidad y en tus cláusulas. Compruébalo en tu web con la revisión gratuita.
- Sabes en qué programas y archivos está cada dato, gracias a tu registro de actividades.
- Tienes la lista de destinatarios habituales (gestoría, mutua, transportista) para avisarles.
- Confirmas por otro canal los cambios de cuenta bancaria.
- Guardas la solicitud y la respuesta.
Los demás derechos los resumimos en derechos ARCO, y el más parecido, porque también implica bloquear, en derecho de supresión. Si quieres tener el procedimiento preparado y alguien a quien consultar cuando llegue una petición rara, está en todos nuestros planes.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo tiene una empresa para rectificar mis datos?
Un mes desde que recibe la solicitud, ampliable dos meses más si es compleja, avisando dentro del primer mes. El RGPD además pide que la rectificación se haga sin dilación indebida.
¿Puedo pedir que cambien un informe médico con el que no estoy de acuerdo?
La valoración de un profesional no es un dato inexacto solo porque no estés de acuerdo. Sí puedes pedir que se añada tu versión como declaración adicional y que se corrijan los datos objetivos que estén mal.
¿Tienen que avisar a otras empresas de la corrección?
Sí. Quien rectifica tus datos debe comunicarlo a cada destinatario al que se los haya pasado, salvo que sea imposible o desproporcionado, y decirte quiénes son si lo pides (artículo 19 del RGPD).
¿Me pueden cobrar por rectificar mis datos?
No. Atender el derecho de rectificación es gratuito. Solo cabe cobrar un canon o negarse si la solicitud es manifiestamente infundada o excesiva.
